Les événements hybrides

Il y a quelques mois, le terme « événement » désignait sans aucun doute ce qu’on appelle aujourd’hui un « événement en présentiel ». Avec la pandémie qui nous a frappés au début de l’année 2020, la distinction entre événement « présentiel » et « virtuel » est devenue nécessaire. Cependant, avec le certain « redoux » de mesures sanitaires, ainsi qu’une évolution naturelle des événements virtuels, nous voyons à l’horizon un intérêt pour les événements hybrides se développer. L’intérêt pour ce type d’événements est basé sur des bénéfices avérés pour tout le monde, indice de sa présence à long terme dans le monde de l’événementiel.

Aujourd’hui encore, peu d’événements se sont produits en mode hybride. Très peu d’exemples existent pour concrètement et réellement démontrer de quoi il s’agit. Ainsi, la définition de ce qu’est un événement hybride n’est pas limpide pour tous. Nous avons demandé à notre équipe d’experts en événements de nous donner leur définition de ce qu’est un événement hybride. Avec les réponses obtenues de notre équipe expérimentée, nous avons rédigé une définition qui s’approche le plus possible de la réalité du concept.

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Un événement hybride est appelé comme tel lorsqu’il se produit devant un public en présentiel, mais interagit également avec un public virtuel derrière son écran. L’événement hybride combine les avantages de l’événement présentiel comme l’énergie ressentie dans la salle et ceux de l’événement virtuel comme le nombre de places illimité.

Le rôle de l’agence événementielle est de créer un événement mémorable pour ces deux publics qui n’ont pas les mêmes priorités ni la même patience… Le maître de cérémonie joue un double rôle pour animer un public à la fois en salle et en ligne. Comme nous allons le voir plus loin, l’interaction avec les deux publics différencie l’événement hybride de l’événement présentiel filmé.

Avantages et opportunités

La fusion de l’événement présentiel et virtuel crée évidemment de belles opportunités à saisir. Nous vous en présentons quelques-unes.

La créativité

L’événementiel hybride est un nouveau mode encore inexploré. C’est le moment de faire rayonner votre marque grâce à du jamais vu. C’est une opportunité de complètement réinventer les codes en prenant l’avantage d’une double plateforme, double visibilité et d’une technologie innovante.

Les revenus

Vous vendez des billets ? Vous financez votre événement grâce à l’appui de commanditaires ? Les opportunités de revenu se multiplient avec l’arrivée des événements hybrides .

Chaque plateforme de diffusion d’événement virtuel a ses contraintes, mais certaines peuvent accueillir un nombre illimité de convives, et donc offrir beaucoup plus de billets qu’il n’y a de places assises dans un amphithéâtre. Du côté de la vente de billets pour les gens qui seront sur place, en présentiel pendant l’événement, il y a une opportunité de créer une expérience complètement VIP, due au faible nombre de personnes ayant accès à la salle de l’événement. Service aux tables, repas gastronomique, accès privilégié à une célébrité, ce sont des avantages qui permettent d’attribuer d’autant plus de valeur à ce type de billet (et donc d’augmenter leur prix) !

Du côté des commanditaires, on parle d’une opportunité de rayonnement encore plus importante. En plus d’attirer de plus importants budgets, ces opportunités de visibilité créeront certainement beaucoup d’engouement de la part de différentes compagnies qui voient un potentiel marketing plus important.

Une portée internationale

Il va de soi, nous l’avons vu avec les événements purement virtuels, le Web présente une opportunité d’aller partout dans le monde. On parle ici d’un public qui se peut être international, mais c’est également le cas des intervenants. On peut ainsi convier conférenciers ou invités spéciaux à notre événement hybride, sans avoir à payer de billets d’avion et de logements.

Convertir l’événement en contenu web

La formule hybride permet d’enregistrer l’événement sans avoir à déployer d’efforts supplémentaires. Les photos, vidéos (capsules ou clips de l’événement – prestations, animations…) et sondages pourront directement être transformés et utilisés pour servir de contenu pour le site web, les réseaux sociaux, etc. Comparativement à un événement 100% en présentiel, on se retrouve ici avec l’entièreté de la soirée réutilisable par la suite.

 

Discussions enregistrées lors de l’événement, écoutables en rediffusion. Google i/o

Recueillir des données sur la clientèle

De plus en plus d’entreprises misent sur le « first party data », la gestion à l’interne de bases de données sur leur clientèle. L’événement hybride permet non seulement de conserver les données du public en ligne, mais aussi de passer facilement des sondages et de recueillir de l’information par l’entreprise des plateformes web, ce qui accélère la collecte d’information pour la base de données de l’entreprise. C’est aussi un aspect qui peut faciliter la vente de commandite : une base d’information concrète des gens qui assistent à l’événement.

Dynamisme de l’événement

L’événement hybride permet de bénéficier du dynamisme de l’événement en présentiel : une foule, des gens, des applaudissements, un engouement, une fébrilité des animateurs qui se fait sentir, même à l’écran. C’est un avantage à exploiter.

Choix du public

Le public a l’opportunité de choisir entre une présence sur les lieux de l’événement ou une présence virtuelle. Cette option est bien accueillie par les invités qui ont de leurs côtés parfois des obligations personnelles (enfants, horaire complexe, rendez-vous). Le public peut ainsi choisir son implication dans l’événement selon leurs désirs et préférences pratiques.

Les défis des événements hybrides

On entend souvent dire que les événements hybrides sont le meilleur des deux mondes. Il ne faut toutefois pas oublier les défis et implications qu’ils apportent.

Budgets

En dédoublant les publics de l’événement, il faut nécessairement s’attendre à augmenter le budget. En plus d’animer des gens en salle (boissons, bouchées, mobilier, personnel de service …), il faut penser à tout l’aspect technologique (matériel, assistance et soutien technique, plateforme de webdiffusion…).

Gérer deux publics

Un autre défi est de ne pas laisser de côté un des deux publics dans l’animation de la soirée. Il faut rendre l’événement dynamique et pertinent pour tous, et ce, tout au long de l’événement. Certes, divertir un public devant une caméra ou sur une scène ne se fait pas de la même manière qu’en présentiel. Il faut trouver un juste milieu avec des techniques adaptées à la réalité de l’événement hybride.

L’interaction

Pour qu’un événement hybride soit pertinent, il doit être interactif. Il doit inclure la participation du public. Bien que ce soit parfois plus simple en présentiel, la vague d’événement virtuel nous a récemment démontré que c’est tout autant possible en virtuel (réseautage, sondages, commentaires du public…). Maintenant, il faut arrimer les deux publics pour assurer une interaction entre les deux, afin de créer une certaine fusion et synergie. On peut penser à des jeux, aux votes des publics, à certains outils technologiques…

 

Gestion des priorités

Dans un précédent article, on vous parlait des différences de priorité entre le présentiel et le virtuel. En présentiel, les priorités sont, dans l’ordre, le contenu, le réseautage et le divertissement. Pour le virtuel, on aspire plutôt à générer des interactions significatives, suivi de divertir et finalement d’apporter du contenu pertinent. Maintenant, pour les événements hybrides, il faut trouver un juste milieu entre ces deux mondes pour satisfaire tous les publics.
Rendre compatibles les rythmes et temporalités

  • Durée de l’événement. En présentiel, un événement peut durer plusieurs heures, alors qu’en virtuel, il devient difficile de garder l’attention des gens derrière leur écran plus de deux heures.
  • Fluidité. En virtuel, il faut combler les pauses entre chaque intervenant pour ne pas faire attendre l’auditeur devant un écran vide.
  • Vitesse de parole. Il faut éviter les pauses dans le discours des intervenants, puisque derrière un écran, on peut penser qu’il s’agit d’un problème technique.

Ainsi, on voit naître des préoccupations quant au rythme de l’événement. Comment peut-on assurer une cadence intéressante pour les deux publics ? Il faut penser le rythme de l’événement comme un compromis entre un rythme d’émission de télé et de conférencier.

Adaptation de salles

C’est important de trouver une salle qui peut s’adapter pour accueillir tout le matériel technique (régie, équipe technique…), mais la salle doit aussi être configurée de manière à pouvoir rendre un beau produit fini à l’écran (emplacement des caméras, circulation…).

Les implications pour l’audiovisuel

Un événement hybride implique beaucoup de considérations en audiovisuel. Il est nécessaire d’y réfléchir selon les gens en salle (musique d’ambiance, visuel de l’événement, micro de l’animation…) mais aussi selon les plateformes virtuelles (transmettre le son de manière intéressante pour les gens qui assistent à l’événement de leur maison). C’est un gros défi de l’événement hybride. Il est nécessaire d’y réfléchir longuement et de discuter avec des professionnels, pour s’assurer que l’événement soit accessible, certes, mais surtout agréable pour tous. Se prendre d’avance et bien se préparer permet d’éviter les catastrophes techniques.

En conclusion, un exemple pratique

Les événements hybrides représentent de belles opportunités si on prend en considération toutes les notions énoncées dans cet article, qui peuvent représenter de beaux défis au sein de l’organisation.

Un bel exemple d’événement hybride est le gala « Tout le monde ensemble » qui a eu lieu dans une période de redoux des mesures sanitaires gouvernementales, le 28 décembre 2020. Vous l’avez peut-être remarqué, alors que la célébration était diffusée à la télévision, l’animation composée de Jean-Philippe Dion, Marie-Lyne Joncas, Pierre-Yves Lord et Véronique Cloutier se préoccupait à la fois d’un public en salle, puis également d’une audience en virtuel qui se trouvait sur les écrans, avec qui pouvaient interagir les animateurs – ce n’était pas seulement des spectateurs. Bien qu’il ne s’agit pas d’un exemple parfait – vu le caractère davantage télévisuel qu’événementiel – la soirée Tout le monde ensemble permet tout de même de bien illustrer le concept vers lequel l’industrie se tourne tranquillement : celui d’événements hybrides.

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