Le convive au cœur des événements virtuels : nos trucs et conseils !

Il y a quelques mois, l’événementiel numérique prenait son envol et allait devenir un tout nouveau terrain de jeu. Discipline quasi inconnue à ce jour, un irritant principal s’est rapidement invité pour quiconque participait à un événement virtuel : les problèmes techniques. Pendant les premières semaines, c’était drôle :

« M’entends-tu? » ;

« L’image n’arrête pas de figer… » ;

« Je n’arrive pas à partager mon écran »…

Mais au fil du temps, les événements virtuels se sont multipliés, l’adaptation aux plateformes de diffusions s’est fait sentir, et le développement de nouvelles plateformes professionnelles s’est accéléré, au grand plaisir de tous ceux et celles qui sont en télétravail.

CE QUE PLUSIEURS OUBLIENT, C’EST QU’UNE FOIS LA TECHNOLOGIE MAÎTRISÉE, LA PARTIE N’EST PAS GAGNÉE.

Pour ceux qui enchaînent les rendez-vous ou 5 à 7 sur Teams, nous savons qu’il est facile de se lasser de la formule, même lorsque la technologie est performante. Une fois les aspects techniques maîtrisés, accompagner l’utilisateur dans son expérience demeure essentiel et non négligeable. Les invités sont au cœur des événements en présentiel, et devraient le demeurer en virtuel. Lulu événements a développé plusieurs mesures qui permettent de garder le convive impliqué et intéressé tout au long d’un événement virtuel :

1. L’empathie

Il faut voir à ce que le convive soit accompagné du début à la fin, que son expérience soit sans accroc et que toutes ses questions soient comblées dans un bref délai. Pour se faire, il faut se positionner du point de vue de l’utilisateur et passer au travers des différentes étapes qui lui permettront de prendre part à l’événement virtuel : de l’invitation à la période de réseautage. On vous propose quelques questions à se poser, et qui permettent de s’assurer que l’événement se déroule bien pour l’utilisateur :

→ Est-ce que tout est limpide et user friendly ?

→ Si je ne connais rien à la technologie, est-ce qu’il me manque des informations pour réussir à participer à l’événement (lien, connexion, création d’un compte…)?

→ L’heure de l’événement est-elle appropriée, selon la réalité de mes employés ?

→ Est-ce que des directives claires et exhaustives ont été envoyées ?

    • Indiquer qu’aucune application ne doit être téléchargée;
    • Envoyer un plan détaillé de l’événement;
    • Informer les participants des pauses prévues;
    • Préciser toute information relative au soutien technique présent pendant l’événement;
    • Fournir un mode d’emploi pour le réseautage;
    • Rassurer les participants que leurs données personnelles sont en sécurité.

2. La créativité

Pour tous ceux et celles qui passent plusieurs heures par jour sur les plateformes numériques, et ce depuis des mois, il faut s’assurer que l’événement virtuel se distingue du classique 5@7 Zoom. En plus de l’utilisation d’une plateforme professionnelle (tel que les plateformes utilisées par Lulu événements qui donne l’impression d’un show télé !), il est important de s’assurer de créer un impact majeur. On vous propose quelques pistes :

→ Il est fondamental de planifier un élément pour surprendre vos convives : une activité pour briser la glace, un invité expert, une activité spéciale, un jeu interactif… Soyez créatif !

→ Attention à ne pas faire un copier-coller d’un événement en présentiel. Des outils uniques sont à votre disposition, notamment la technologie. Il ne faut pas hésiter à l’utiliser !

→ Repensez le fond et la forme. Créer du contenu unique sous une forme explosive : pensez au rythme, au dynamisme, à la charte graphique.

→ Planifiez votre scénarisation selon votre but : Show télé, réseautage, kiosques, live, préenregistrement, … Utilisez votre créativité de manière pertinente à vos objectifs !

3. Le bichonnage

L’usager doit être le point focal de nos préoccupations. C’est la règle d’or. Il faut donc lui permettre de passer un moment amusant qui lui fera plaisir. Il faut accompagner les utilisateurs et choyer leur expérience lors d’un événement virtuel.

→ N’hésitez pas à penser « Out of the computer » ! Que ce soit une boîte cadeau, un repas envoyé à la maison, un code QR à scanner ou un mot personnalisé, les gestes concrets font toujours plaisir !

→ N’oubliez pas de garder contact avec l’usager : puisqu’on ne voit pas le public, on a tendance à l’oublier ! D’entrée de jeu, demandez aux convives si tout le monde va bien. Prenez le pouls de la soirée, comme si vous donniez un vrai spectacle !

→ Utilisez les sondages. Ils sont une bonne façon d’avoir l’opinion du convive tout en le faisant participer activement.

 

Au final, bien que l’évènementiel virtuel soit une discipline assez récente, une chose semble désormais claire : il faut profiter des outils que le numérique offre afin de placer le convive au coeur de l’événement, et s’assurer que l’on exploite correctement tout ce que ce canal de communication à part entière peut nous offrir. Il ne faut pas reproduire les événements en présentiel : il faut en créer de nouveau, en profitant des opportunités que nous offre le numérique !

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