La direction artistique lors d’une soirée corporative – L’importance d’un fil conducteur

Vous êtes invité dans un événement corporatif. L’ambiance est agréable, l’événement semble avoir été bien planifié, tout se déroule sans accrocs. Pourtant, alors que la soirée avance, un drôle de sentiment s’installe.

Vous avez apprécié la mise en bouche de tapas, mais avez été un peu surpris par l’entrée inspirée par la cuisine asiatique. Si le quatuor à cordes était de toute beauté, le groupe de jazz fusion est pour le moins étonnant. Quant au décor inspiré par le monde du jeu vidéo, vous… vous… Eh bien, vous perdez le fil !

La raison est fort simple : la direction artistique de l’événement n’est pas harmonieuse. Sans fil conducteur, le message de la soirée s’évapore. Les convives passent un bon moment, qu’ils oublieront probablement rapidement. Ce n’est pas ce qui est souhaité.

Le marketing événementiel est véritablement efficace lorsqu’il est porteur d’un message fort, simple et cohérent.

C’est la responsabilité du directeur artistique de tisser le fil d’Ariane (la conduite à tenir pour atteindre un objectif) et d’assurer l’homogénéité entre tous les départements.

Voici un rapide tour de piste sur les tâches et les défis d’un directeur artistique lors d’une soirée corporative.

Bâtir le concept de la soirée en répondant à l’objectif du mandat

L’objectif d’une soirée corporative devrait normalement se résumer en une phrase simple, porteuse d’un message important que l’entreprise veut partager avec ses invités.

En premier lieu, le rôle du directeur artistique est d’imaginer un concept, un angle pertinent, pour donner vie à ce message. Cette vision sera ensuite déclinée dans toutes les facettes de l’événement (nourriture, musique, décor, animation).

Le concept devra être inventif mais, aussi, facilement exécutable, réaliste.

La force d’un DA d’expérience est donc d’établir une ligne directrice pertinente qui répond à l’objectif initial, tout en respectant les contraintes de l’enveloppe budgétaire et les autres balises importantes du projet.

Valider les idées des concepteurs et des fournisseurs pour garder une vision cohérente

Une fois le concept validé par les décideurs, le directeur artistique partagera ses idées pour chaque département avec les chargés de projets. Ceux-ci devront trouver les bons fournisseurs pour répondre aux besoins de la soirée.

De la signalétique, au mobilier, en passant par le menu, la musique, l’animation et la scénographie… rien n’est laissé au hasard. Des dizaines de collaborateurs donneront vie au concept de l’événement.

Les propositions des collaborateurs seront ensuite validées par le directeur artistique. Ces phases de validation en cours de production sont essentielles pour s’assurer que les ressources sont bien utilisées et que les fournisseurs sont tous sur la même page.

Tout en gardant en tête la faisabilité des propositions, les coûts et l’échéancier, le directeur artistique pose un regard sensible sur le déroulement du projet pour préserver l’âme du message que l’entreprise veut véhiculer à ses convives.

Sur le terrain : « Brisons le plafond de verre », créé pour L’Association des femmes en finance du Québec (AFFQ)

Décors pour AFFQ dans le thème de l'événement

Pour illustrer le message de la soirée, « Brisons le plafond de verre », les concepteurs ont imaginé une toile de fond faite de lanières de verre.

L’AFFQ est une association qui œuvre pour l’avancement professionnel des femmes dans le domaine de la finance.

Le message porteur à partager avec les convives était le suivant : nous encourageons l’accès des femmes à des niveaux supérieurs dans les structures hiérarchiques d’entreprises.

Le directeur artistique a aidé l’association à donner vie à cet objectif. Le message fut distillé en une phrase simple, évocatrice, qui allait lier la vision des collaborateurs : « Brisons le plafond de verre ».

L’équipe de Lulu événements a donc conçu un univers autour de cette thématique. En plus d’inclure le verre dans la scénographie, les concepteurs ont ajouté au décor des phrases fortes. Les phrases évoquaient des valeurs chères aux femmes (l’intégrité, le respect). La musique était, elle aussi, en symbiose avec la thématique.

Harpiste pour l'événement

Une harpiste ajoutait une signature musicale lors des allocutions aux convives. De courtes lignes mélodiques rappelant la beauté, la finesse et la fragilité du verre.

La direction artistique : travailler en cohérence pour marcher dans la même direction

Sans fil conducteur, un événement peut vite devenir une longue suite d’idées disparates.

Le rôle du directeur artistique est de créer un concept unificateur et d’assurer un rôle de chef d’orchestre en dirigeant tous les départements.

– Équipe Lulu Événements

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