Organiser un événement virtuel, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

L’organisation d’un événement virtuel en entreprise est un mandat avec lequel plusieurs se familiarisent encore. C’est un processus qui s’échelonne normalement sur plusieurs semaines et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu’on ait l’habitude ou non d’élaborer des événements virtuels pour notre organisation, une constante demeure : l’importance de se référer à un plan d’action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d’un projet événementiel.

L’agence événementielle Lulu événements a conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements virtuels, sachant que c’est parfois difficile de s’y retrouver.

TÉLÉCHARGEZ LA CHECKLIST ICI

Le processus est organisé en 4 périodes importantes, puis est ensuite divisé en catégories distinctes (informations générales, logistique, webdiffusion, lieu, fournisseurs et staff). Vous trouverez également une checklist téléchargeable pour noter l’avancée de votre projet.

2-3 mois avant l’événement (phase de planification)

La première phase d’un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s’érigera la soirée. Il est primordial de réfléchir aux considérations de base qui assureront un fort achalandage à notre événement (choix du lieu, choix de la date, choix de la formule, etc.). L’organisateur devra ensuite  décliner son concept à travers tous les départements.

Informations générales relatives à l’événement

a. Définir l’objectif

Il s’agit de la première et plus importante étape. Pour s’assurer de créer un événement cohérent, il faut se demander pourquoi fait-on un événement corporatif ? Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

b. Choisir la date

La date dépendra du type d’événement (Gala vs conférence) et des considérations internes de l’organisation (ex. : charge de travail des employés). Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).

c. Estimer le nombre de convives

À partir d’une estimation tirée d’une liste d’invités (Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)

d. Définir le format (hybride, virtuel…)

C’est à ce moment que vous devez choisir si vous n’avez que des participants en remote (c’est-à-dire qui prennent la parole depuis leur domicile), ou si vous allez faire déplacer un nombre X de personnes pour venir dans un studio pour le tournage. Cette décision, qui dépend du produit fini désiré, affectera les décisions suivantes, puisque selon l’option choisie, l’organisation peut varier (par exemple : devoir trouver un studio ou pas).

e. Définir un concept

Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ? Le concept devrait toujours être en lien direct avec l’objectif de l’entreprise.

f. Déterminer un budget préliminaire

Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels virtuels) déjà existante. S’il s’agit d’un premier événement virtuel, on peut se fier aux événements présentiels réalisés par le passé, et adapter les frais.

Sinon, il va sans dire qu’il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.

g. Créer l’échéancier des semaines qui précèdent l’événement

Il est important de faire une liste précise de tout ce qui est à faire avec des dates butoirs et des rappels pour ne rien oublier. Cette étape permet d’avoir une vision globale du projet.

h. Préparer un déroulé général

Une fois l’objectif, le concept et le format déterminés, il faut s’attarder à un déroulé de l’événement (ce qui va se passer, à quel moment, qui prend la parole…). Le plan de l’événement pourra se préciser au fur et à mesure que l’organisation avance.

Logistique

a. Recherche de commanditaires

Si un démarchage est prévu auprès de commanditaires potentiels, c’est un moment propice pour le réaliser. En ayant une idée de l’objectif et du concept, il est maintenant possible de bâtir une liste de commanditaires à contacter et de créer  un dossier de présentation.

Lieux

a. Vérifier la disponibilité du lieu choisi

On parle ici du lieu de tournage, si vous optez pour un événement hybride. Une fois le studio ou l’endroit trouvé, il faut rapidement réserver le lieu pour la date choisie, et s’assurer que le lieu convient.

b. Informations importantes lors du choix du lieu

  • Adresse de l’entrée principale (est-ce facile d’accès pour les convives ?)
  • Adresse pour la livraison (est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?)
  • Mobilier et équipement disponibles (sont-ils inclus dans le coût de la salle ? Est-ce plus économique ou plus simple que de les louer ?)

2-3 semaines avant l’événement (phase d’organisation)

Durant cette deuxième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs. Tous les détails et spécificités relatifs à la soirée à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

Logistique

a. Créer l’horaire précis

C’est le moment de préciser le déroulé de l’événement, certes, mais également tout ce qui vient avant et après : le montage, démontage, arrivée des intervenants…

b. Créer un cahier de charge

Dans ce cahier, il faudra spécifier qui fait quoi pendant l’événement, afin que chaque intervenant ait un rôle clair et précis.

c. Choisir la plateforme de diffusion

Plusieurs plateformes existent et il faut donc les explorer, toujours en ayant notre objectif en tête : mon événement se doit-il d’être interactif ? Est-ce que je veux du réseautage ? Dois-je avoir plusieurs salles en simultanées (pour des conférences par exemple) ? Quel est mon budget ?

Webdiffusion

a. Créer les visuels pour l’habillage de la plateforme

Les visuels se font-ils à l’interne ? L’événement a-t-il déjà un visuel ou dois-je faire appel à un/une graphiste ?

b. Intégrer les visuels des commanditaires

Il ne faut pas oublier d’ajouter les visuels de nos commanditaires dans l’habillage de la plateforme. Il est donc possible qu’il soit nécessaire de leur demander ces visuels (logo, slogan…) dans des formats précis.

c. Penser et préparer les différents formats de contenu nécessaires (vidéos, photos, présentation, médias sociaux…)

Une fois les visuels créés et les commanditaires intégrés, il faut décliner le visuel en plusieurs formats, dépendamment des besoins de l’événement !

Lieu

a. Prendre des photos du lieu

Les photos sont utiles lorsqu’on pense à la scénarisation de la soirée : afin de placer les intervenants dans l’espace.

b. Personne(s)-ressource(s) et coordonnées

Il est important de créer un fichier avec toutes les informations nécessaires pour rejoindre les personnes-ressources lors de l’événement, et d’acheminer ce document aux personnes concernées.

c. Adresse – entrée principale

S’assurer de fournir l’adresse à tous.

d. Adresse – livraison

S’assurer de fournir la bonne adresse aux fournisseurs (attention, cette adresse peut être différente de l’adresse principale)

e. Vérifier les besoins d’aménagement du studio

Qu’est-ce qui manque (lutrin, chaises, tables…) ? L’endroit a-t-il tout ce qu’il faut pour respecter les mesures sanitaires et de distanciation  ? Les salles de bains sont-elles indiquées ?

f. Lister les équipements audiovisuels disponibles

À partir de cette liste, il sera possible de voir rapidement ce qui manque pour la production de l’événement.

g. Mesurer la capacité d’accès à Internet

Les événements en ligne requièrent une connexion sans faille. Il est important de s’assurer qu’internet est performant sur les lieux du tournage.

Fournisseurs

a. Réserver les équipements de webdiffusion

Contacter les fournisseurs pour réserver tout l’équipement manquant.

b. Contacter les différents fournisseurs

Que ce soit un photographe, un vidéographe ou un maître de cérémonie, c’est à cette étape que tout le monde qui participe à la réalisation de l’événement doit être contacté.

Staff

a. Trouver un responsable Covid

Après avoir attitré un responsable qui devra s’assurer du respect des mesures sanitaires, il est important de discuter avec cette personne et d’établir une liste des mesures qui seront prises (changements de masques périodiques, distanciation en tout temps, prise de température, registre des gens en studio… ). Vous pouvez utiliser notre feuille de consignes sanitaires imprimable pour votre événement, en vous assurant que les gens en studio l’aient toujours sous les yeux.

b. Trouver un responsable des fournisseurs

Une personne-ressource se devra d’être la personne contact pour les fournisseurs le jour de l’événement, advenant quelque problème que ce soit.

c. Montage et démontage

S’assurer d’avoir une équipe pour le montage, démontage et nettoyage du studio.

2-3 jours avant l’événement

Il s’agit de la phase de préparation finale dans laquelle il sera important de répéter, répéter et re-répéter.

L’organisateur ne devrait pas présumer que toutes les informations ont été comprises par l’ensemble des fournisseurs (qui ont souvent des dizaines de projets en cours).

Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.

Logistique

a. Vérifier et confirmer les heures d’arrivée des intervenants

Envoyer un courriel personnalisé à tous les intervenants avec la confirmation de leur heure d’arrivée, une personne-ressource à contacter en cas d’urgence, l’adresse du studio et toute autre information nécessaire.

Webdiffusion

a. Tester la connexion des intervenants

Pour les intervenants qui ne sont pas présents en studio, il est important de s’assurer que tout fonctionne, pour s’assurer du bon déroulement de l’événement, et éviter tout problème en direct.

b. Vérifier et personnaliser les liens d’invitation

S’assurer que les liens des participants à l’événement fonctionnent correctement, sans problème, et que les directives de connexions sont simples à comprendre.

Lieu

a. Organiser une répétition avec tous les participants

Que ce soit quelques heures avant ou même la journée en amont, une répétition est nécessaire pour familiariser tout le monde avec le studio et le déroulement.

Fournisseurs

a. Envoyer un brief aux fournisseurs

Tout comme pour les intervenants, un courriel devrait être envoyé aux fournisseurs, avec une description de l’événement, les attentes détaillées, le lieu, la date et l’heure à laquelle ils sont attendus.

Staff

a. Rédiger un brief pour le staff

Les fournisseurs, intervenants et participants ayant reçu des instructions claires de ce qui est attendu d’eux pour l’événement, il ne faut évidemment pas oublier d’informer le staff !

3 jours après l’événement : le bilan

L’événement s’est bien déroulé ? Formidable ! Un retour sur l’événement s’avère cependant une pratique incontournable.

Analyser l’ensemble du projet et rédiger un bilan

Créer un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence.

Le rapport inclut normalement une brève description de l’événement, les éléments offerts et leurs résultats, les forces et les faiblesses de la soirée et des recommandations.

Cela est très utile pour les événements qui auront une pérennité.

L’organisateur aura alors toute l’information sur cet événement passé, lui évitant de repartir à zéro.

Bilan avec les décideurs

Dans le cas d’un gestionnaire qui aurait organisé l’événement pour son entreprise, celui-ci aura une rencontre avec les membres de la direction pour discuter de l’événement et entendre leurs suggestions pour les prochaines années.

Suivi de la facturation avec les fournisseurs

C’est aussi l’occasion de remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.

La création d’une soirée d’entreprise de grande envergure en virtuel est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l’organisateur.

En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l’agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.

 

Découvrez Lulu événements