Organiser un événement, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

L’organisation d’un événement d’entreprise est un mandat qui s’échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu’on ait l’habitude ou non d’élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l’importance de se référer à un plan d’action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d’un projet événementiel. L’agence événementielle Lulu événements a donc conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements.
Temps de lecture
7 min

Organiser un événement, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

L’organisation d’un événement d’entreprise est un mandat qui s’échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu’on ait l’habitude ou non d’élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l’importance de se référer à un plan d’action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d’un projet événementiel. L’agence événementielle Lulu événements a donc conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements.
Temps de lecture
7 min
Rédaction
Lulu événements

Organiser un événement, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

L’organisation d’un événement d’entreprise est un mandat qui s’échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu’on ait l’habitude ou non d’élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l’importance de se référer à un plan d’action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d’un projet événementiel. L’agence événementielle Lulu événements a donc conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements.
Temps de lecture
7 min
Rédaction
Lulu événements

Le travail est divisé en 6 périodes importantes. Vous trouverez dans cet article des conseils et des informations détaillées sur la marche à suivre, ainsi qu’une checklist téléchargeable pour noter l’avancée de votre projet.

Entre 6 et 3 mois avant l’événement : où, quand, comment, et surtout pourquoi !

La première phase d’un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s’érigera la soirée. Il est primordial de considérer des éléments clés tels que le choix du lieu, la date et la formule pour garantir une affluence maximale. 

La première question à se poser devrait être :

Quel est l’objectif de la soirée d’entreprise ? En d’autres termes, quel est le message que nous souhaitons véhiculer à nos convives ?

La réponse à cette question deviendra le noyau de l’événement. Tous les autres éléments ajoutés en périphérie prendront racine à ce noyau, à commencer par le concept.

 

DÉFINIR L’OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT

  • Pourquoi fait-on un événement corporatif ?

Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

 

CHOISIR LA DATE DE L’ÉVÉNEMENT

  • La date dépendra du type d’événement (party annuel vs lancement de produit) et des considérations internes de l’organisation (ex. : charge de travail des employés).

Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).

 

ESTIMER LE NOMBRE DE CONVIVES

  • À partir d’une estimation tirée d’une liste d’invités.

(Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)

 

ÉTABLIR LE LIEU ET VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ DU LIEU

  • Début des recherches du lieu en fonction de la date et de l’emplacement.

Une des premières choses à faire, c’est de voir les disponibilités des lieux en fonction de la date du client. Il est important de noter que souvent, dans les événements corporatifs, la date n’est pas flexible.

La taille de la salle est un facteur très important. D’une part, il ne faut jamais viser une occupation maximale, pour être conforme aux lois et aux demandes des assureurs. D’autre part, il faut éviter de choisir une salle trop grande pour le nombre de convives. Rien n’est plus déprimant qu’une salle qui semble vide…

 

DÉFINIR UN CONCEPT

  • Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?

Le concept devrait toujours être en lien direct avec l’objectif de l’entreprise.

 

DÉTERMINER UN BUDGET PRÉLIMINAIRE

  • Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels) déjà existante.

Sinon, il va sans dire qu’il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.

 

DÉTERMINER LES PUBLICS CIBLES

  • Pour qui fait-on cet événement ? (Clients, employés, partenaires)

 

RECHERCHE DE COMMANDITAIRES

Si vous organisez un événement pour une OBNL, il faudra :

  • Bâtir une liste de commanditaires à contacter et monter un dossier de présentation en ayant une idée de l’objectif et du concept. 

Sinon, pour les événements corporatifs, il n’y a que très rarement des commanditaires.

Accédez à nos meilleurs conseils
Lulu vous accompagne

3 mois avant l’événement : le lieu, pierre angulaire d’une soirée corporative

LE LIEU DE L’ÉVÉNEMENT

Le lieu de l’événement est la décision la plus importante à prendre lors de la création d’une soirée d’entreprise. Le concept de la soirée est normalement construit en fonction du lieu, selon les contraintes et les possibilités qu’il offre.

Il existe 2 grands types de salles.

1. Les salles déjà adaptées aux événements, qui viennent avec tout le mobilier et parfois même des services inclus, comme le vestiaire ou le service de bar. Plus onéreuses, ces salles « clés en main » ont l’avantage de simplifier la vie des organisateurs.

 

2. Les salles de type « coquille vide », qui sont plus abordables, mais qui requièrent davantage de gestion en matière de location (mobilier, sonorisation…).

 

Au moment de la visite du lieu pensez à : 

  • Prendre plusieurs photos pour prévoir l’emplacement optimal des activités
  • L’adresse de l’entrée principale (Est-ce facile d’accès pour les convives ?)
  • L’adresse de livraison (Est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?)
  • Au mobilier et équipements disponibles (Sont-ils inclus dans le coût de la salle ? Est-ce plus économique ou plus simple de les louer ?)
  • Au vestiaire (Y a-t-il un lieu prévu à cet effet ? Est-ce géré par la salle ou par le locataire ?)
  • Système de son (Est-ce adapté à nos besoins ?)

 

LA SCÉNOGRAPHIE ET LES PLANS 3D

Une fois le lieu trouvé, il est également crucial d’avoir recours à la scénographie et d’avoir un rendu en trois dimensions. Cela permet d’avoir une vision claire et précise de l’espace et de son potentiel. En conceptualisant la disposition des lieux à l’aide de plans 3D, l’organisateur pourra optimiser l’utilisation de l’espace, créer des flux efficaces pour les invités et anticiper les défis logistiques.

Si ce sont des services qui vous intéressent, n’hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous avec l’un de nos experts !

L’ALCOOL

À partir du moment où de l’alcool est servi dans un événement, un permis de réunion à la RACJ doit être demandé.

La Régie dispose d’au plus 20 jours suivant la date de réception de la demande pour répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire.

Pour qu’un permis de réunion soit obtenu à temps pour la tenue d’un événement, la demande doit être transmise au moins 15 jours avant le début de celle-ci; il est toutefois suggéré de la transmettre au moins 30 jours avant la date visée.

Pour toute demande de permis de réunion, des documents seront à consulter, à remplir ou à fournir.

ENTRE 3 MOIS ET 3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : ANALYSE DES BESOINS ET LOGISTIQUE

Durant cette troisième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.

On divise le travail en 2 axes : l’analyse de nos besoins et la logistique de l’événement.

 

1 ‒ ANALYSE DES BESOINS POUR CHAQUE DÉPARTEMENT

En connaissant les besoins spécifiques de l’événement, l’organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.

  • Définir le contenu exact de chacune des activités (Ex. : repas de style cocktail dinatoire ou apéro scandinave)
  • Choisir les fournisseurs (Prendre 2 ou 3 soumissions maximum. Il ne faut jamais prendre plus de 3 soumissions lorsque les clients font des appels d’offres car ça pourrait se traduire comme une recherche excessive de fournisseurs. Il s’agira d’expliquer clairement ses attentes et de poser des questions pour bien comprendre le produit proposé.)
  • Faire le déroulé (feuille de route ou min by min) et soulever toutes les questions concernant les fournisseurs  (Ex. : appeler la salle pour savoir s’il y a une prise 220 pour la rôtissoire du traiteur.) 
  • Organiser des réunions de production ou des appels avec les fournisseurs choisis.

 

2 ‒ LOGISTIQUE ET ASPECT TECHNIQUE DE L’ÉVÉNEMENT

Il y aura ensuite une valse d’allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.

Pour tous types d’événements, cette tâche est entre les mains d’un chef de projet. Il organise des appels avec les clients de 30 minutes toutes les semaines avec des ODJ (Ordre Du Jour) en fonction de l’échéancier et ensuite il envoie un CR (Compte Rendu). 

L’important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d’un événement.

Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.

 

  • Première chose à faire : Créer un échéancier à partir de la liste des tâches ! Placer chaque tâche dans le temps. C’est l’élément le plus important car il y a des livrables à respecter par rapport aux fournisseurs. 
  • Créer un dossier de production dès le premier appel avec le client (Regroupe l’ensemble des détails de l’événement à un seul et même endroit.) C’est votre outil de travail. Le nourrir tous les jours avec les avancées du projet pour que toute l’équipe qui travaille dessus soit tenue au courant. Il doit être prêt 2 semaines avant l’événement.
  • Envoyer un brief aux fournisseurs : Description de l’événement, attentes, date, lieu. Ajustements des prix selon les soumissions finales.
  • Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques de l’événement (Ex. : besoin de signalétique pour la salle de bain ? Besoin d’une extension pour la sonorisation ?)
  • Envoyer les invitations : Généralement un envoi électronique. Prévoir les rappels et autres mentions de l’événement.

 

3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : DERNIERS AJUSTEMENTS

Cette quatrième phase, c’est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à l’événement à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

  • Finaliser les contrats avec les fournisseurs (Selon le nombre d’invités confirmés.)
  • Vérifier les heures d’arrivée pour les fournisseurs (Faire un horaire des livraisons et ramassage)
  • Créer la feuille de route (L’horaire précis de la journée : qui fait quoi le jour J.)
  • Rencontres d’équipe sur le terrain (Résumé de la soirée, étape par étape, avec les fournisseurs principaux. Cette rencontre sur les lieux de l’événement permet aussi de régler des questions techniques qui nous auraient échappé. La taille de la porte du monte-charge, par exemple !)

 

3 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : FAIRE DES RAPPELS POUR ANTICIPER LES PROBLÈMES

Durant cette cinquième phase, le rôle du comité organisateur c’est de s’assurer que tout le monde sache quoi faire à quel moment. Il est le chef d’orchestre qui doit donner les bonnes instructions, comme dans une partition. 

Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.

La règle d’or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !

  • Faire une revue complète avec les équipes : À la manière d’une « générale »
  • Vérifier les horaires de livraison : Derniers rappels avec les fournisseurs quant à l’adresse de livraison, l’heure et le contact sur le terrain.
  • Prévoir des numéros de taxi : Lorsqu’il y a présence d’alcool, c’est la responsabilité ‒ au sens légal du terme ‒ de l’équipe organisatrice d’offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer à la maison. Pendant les fêtes, il existe aussi des associations qui proposent un service de taxi (Ex. : Opération Nez rouge).

L’APRÈS ÉVÉNEMENT : ANALYSER L’ENSEMBLE DU PROJET ET RÉDIGER LE BILAN

  • Créer un post mortem (Un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence – brève description de l’événement, forces et faiblesses de l’événement…) 
  • Faire un bilan avec les décideurs (dans le cas d’un gestionnaire qui aurait organisé un événement pour son entreprise, il fera le bilan avec les membres de la direction) 
  • Faire la conciliation du budget final et envoyer un courriel de remerciement à tous les fournisseurs qui ont participé.

 

Profitez en aussi pour remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.

La création d’un événement de grande envergure est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l’organisateur.

En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l’agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.

RÉALISER UN ÉVÉNEMENT AVEC NOUS ?