Organiser un événement, étape par étape, à l’aide d’une feuille de route

L’organisation d’un événement d’entreprise est un mandat qui s’échelonne normalement sur plusieurs semaines (ou mois) et qui demande une implication totale des personnes responsables. Qu’on ait l’habitude ou non d’élaborer des événements pour notre organisation, une constante demeure : l’importance de se référer à un plan d’action qui nous garantit de couvrir tous les aspects d’un projet événementiel.

L’agence événementielle Lulu événements a donc conçu une feuille de route complète pour aider les gestionnaires à réussir leurs événements.

Le travail est divisé en 6 périodes importantes. Vous trouverez dans cet article des conseils et des informations détaillées sur la marche à suivre, ainsi qu’une checklist téléchargeable pour noter l’avancée de votre projet.

Entre 6 et 3 mois avant l’événement : où, quand, comment, et surtout pourquoi !

La première phase d’un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s’érigera la soirée. Il est primordial de réfléchir aux considérations de base qui assureront un fort achalandage à notre événement (choix du lieu, choix de la date, choix de la formule, etc.).

Mais avant même de se pencher sur ces points importants, la première question à se poser devrait être :

Quel est l’objectif de la soirée d’entreprise ? En d’autres termes, quel est le message que nous souhaitons véhiculer à nos convives ?

La réponse à cette question deviendra le noyau de l’événement. Tous les autres éléments ajoutés en périphérie prendront racine à ce noyau, à commencer par le concept.

Définir l’objectif de l’événement

Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.

Choisir la date de l’événement

La date dépendra du type d’événement (party annuel vs lancement de produit) et des considérations internes de l’organisation (ex. : charge de travail des employés).

Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).

Estimer le nombre de convives

À partir d’une estimation tirée d’une liste d’invités.

(Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)

Définir un concept

Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?

Le concept devrait toujours être en lien direct avec l’objectif de l’entreprise.

Déterminer un budget préliminaire

Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels) déjà existante.

Sinon, il va sans dire qu’il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.

Déterminer les publics cibles

Pour qui fait-on cet événement ? (Clients, employés, partenaires)

Établir le lieu et vérifier la disponibilité du lieu

Début des recherches du lieu en fonction de la date et de l’emplacement.

La taille de la salle est un facteur très important. D’une part, il ne faut jamais viser une occupation maximale, pour être conforme aux lois et aux demandes des assureurs. D’autre part, il faut éviter de choisir une salle trop grande pour le nombre de convives. Rien n’est plus déprimant qu’une salle qui semble vide…

Recherche de commanditaires

Si un démarchage est prévu auprès de commanditaires potentiels, c’est un moment propice pour le faire. En ayant une idée de l’objectif et du concept, il est maintenant possible de bâtir une liste de commanditaires à contacter et de monter un dossier de présentation.

3 mois avant l’événement : le lieu, pierre angulaire d’une soirée corporative

Le lieu de l’événement

Le lieu de l’événement est la décision la plus importante à prendre lors de la création d’une soirée d’entreprise. Le concept de la soirée est normalement construit en fonction du lieu, selon les contraintes et les possibilités qu’il offre.

Il existe 2 grands types de salles.

Le premier cas de figure : les salles déjà adaptées aux événements, qui viennent avec tout le mobilier et parfois même des services inclus, comme le vestiaire ou le service de bar.

Plus onéreuses, ces salles « clés en main » ont l’avantage de simplifier la vie des organisateurs.

Le second cas de figure : les salles de type « coquille vide », qui sont plus abordables, mais qui requièrent davantage de gestion en matière de location (mobilier, sonorisation…).

Lors de la visite, il est primordial de prendre plusieurs photos du lieu. Jointes au plan de salle, les photos aideront à prévoir l’emplacement optimal des activités.

Informations importantes lors du choix du lieu

  • Adresse de l’entrée principale
    (Est-ce facile d’accès pour les convives ?)
  • Adresse pour la livraison
    (Est-ce adapté pour les besoins des fournisseurs ?)
  • Mobilier et équipement disponibles
    (Sont-ils inclus dans le coût de la salle ? Est-ce plus économique ou plus simple que de les louer ?)
  • Vestiaire
    (Y a-t-il un lieu prévu à cet effet ? Est-ce géré par la salle ou par le locataire ?)
  • Système de son
    (Est-ce adapté à nos besoins ?)

L’alcool

Si le comité organisateur de l’événement est responsable de l’alcool, il devra demander un permis de réunion à la RACJ.

Le délai pour l’obtention d’un permis est de 14 jours.

Entre 3 mois et 3 semaines avant l’événement : analyse des besoins et logistique

Durant cette troisième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.

On divise le travail en 2 axes, soit l’analyse de nos besoins et la logistique de l’événement.

1 ‒ Analyse des besoins pour chaque département

En connaissant les besoins spécifiques de l’événement, l’organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.

  • Définir le contenu exact de chacune des activités
    (Ex. : repas de style cocktail dinatoire scandinave)
  • Choisir les fournisseurs
    (Prendre 2 ou 3 soumissions. Il s’agira d’expliquer clairement ses attentes et de poser des questions pour bien comprendre le produit proposé.)
  • Dresser une liste des tâches à la suite des discussions avec les fournisseurs
    (Ex. : appeler la salle pour savoir s’il y a une prise 220 pour la rôtissoire du traiteur.)

2 ‒ Logistique et aspect technique de l’événement

Il y aura ensuite une valse d’allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.

Pour un événement de taille majeure, cette tâche est habituellement entre les mains d’un chargé de projet ou d’un coordonnateur.

L’important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d’un événement.

Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.

  • Envoyer un brief aux fournisseurs
    (Description de l’événement, attentes, date, lieu. Ajustements des prix selon les soumissions finales.)
  • Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques de l’événement
    (Ex. : besoin de signalétique pour la salle de bain ? Besoin d’une extension pour la sonorisation ?)
  • Envoyer les invitations
    (Généralement un envoi électronique. Prévoir les rappels et autres mentions de l’événement.)
  • Créer un échéancier
    (À partir de la liste des tâches. Placer chaque tâche dans le temps.)

3 semaines avant l’événement : derniers ajustements

Cette quatrième phase, quelques semaines avant l’événement, est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à la soirée à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

  • Finaliser les contrats avec les fournisseurs
    (Selon le nombre d’invités confirmés.)
  • Vérifier les heures d’arrivée pour les fournisseurs
    (Faire un mini calendrier de livraison pour éviter les engorgements.)
  • Créer un cahier des charges
    (Regroupe l’ensemble des détails de l’événement à un seul et même endroit.)
  • Créer l’horaire précis de la journée
    (Qui fait quoi lors du jour J.)
  • Rencontres d’équipe sur le terrain
    (Résumé de la soirée, étape par étape, avec les fournisseurs principaux. Cette rencontre sur les lieux de l’événement permet aussi de régler des questions techniques qui nous auraient échappé. La taille de la porte du monte-charge, par exemple !)

3 jours avant l’événement : faire des rappels pour anticiper les problèmes

Durant cette cinquième phase, le comité organisateur devra se répéter.

L’organisateur ne devrait pas présumer que toutes les informations ont été comprises par l’ensemble des fournisseurs (qui ont souvent des dizaines de projets en cours).

Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.

La règle d’or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !

  • Faire une revue complète avec les équipes
    (À la manière d’une « générale »)
  • Vérifier les horaires de livraison
    (Derniers rappels avec les fournisseurs quant à l’adresse de livraison, l’heure et le contact sur le terrain.)
  • Prévoir des numéros de taxi
    (Lorsqu’il y a présence d’alcool, c’est la responsabilité ‒ au sens légal du terme ‒ de l’équipe organisatrice d’offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer à la maison.)

3 jours après l’événement : le bilan

L’événement s’est bien déroulé ? Formidable ! Un retour sur l’événement s’avère cependant une pratique incontournable.

Analyser l’ensemble du projet et rédiger le bilan

Créer un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence.

Le rapport inclut normalement une brève description de l’événement, les éléments offerts et leurs résultats, les forces et les faiblesses de la soirée et des recommandations.

Cela est très utile pour les événements qui auront une pérennité.

« Et si on refaisait un apéro sur le quai, comme il y a 3 ans ? »

L’organisateur aura alors toute l’information sur cet événement passé, lui évitant de repartir à zéro.

Bilan avec les décideurs

Dans le cas d’un gestionnaire qui aurait organisé l’événement pour son entreprise, celui-ci aura une rencontre avec les membres de la direction pour discuter de l’événement et entendre leurs suggestions pour les prochaines années.

Suivi de facturation avec les fournisseurs

C’est aussi l’occasion de remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.

 

La création d’une soirée d’entreprise de grande envergure est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l’organisateur.

En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l’agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.

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