Devant un tel défi, il est facile de s’égarer. Si chacune des étapes d’un plan d’action est importante, la force d’un planificateur d’événements réside dans sa capacité à voir les choses dans son ensemble.

Pour un marketing événementiel réussi, il importe de bien cerner ce que l’entreprise veut véhiculer lors de la soirée. Si l’objectif est clair, l’équipe chargée de l’événement est en mesure de communiquer efficacement le message aux convives de la soirée.

Difficile de savoir par où commencer ?

Voici 10 points à retenir lors de l’organisation d’un événement pour garder le cap sur l’essentiel : l’expérience vécue par le convive.

1. Abordez l’événementiel comme un outil de communication à part entière et non comme un « complément » à une stratégie de marketing déjà en place.

L’époque où le marketing événementiel était considéré comme un ajout aux stratégies de publicités traditionnelles est révolue.

Face aux bombardements publicitaires sur les réseaux sociaux et ailleurs, notre réceptivité et notre attention ont diminué. Dans ce contexte, la force de l’événement corporatif se voit accentuée par le rapport humain direct qui est établi. Un événement est l’occasion rêvée de créer une expérience pour le convive, de communiquer un message en faisant appel aux 5 sens. L’événement n’est donc pas un « bon complément » à une plateforme de communication, l’événementiel est une plateforme de communication.

2. Prévoyez un montant pour votre marketing événementiel dans votre budget annuel. On ne crée pas un événement avec des surplus… ou des restants.

Lors de la planification budgétaire, une enveloppe pour l’organisation d’événements doit être créée. En sachant d’avance le budget alloué pour le marketing événementiel, on limite la perte de temps et on se donne la possibilité de travailler avec des fournisseurs de haut niveau.

3. Distillez votre objectif en une phrase simple qui illustre votre message. Trop d’objectifs tuent l’objectif.

C’est l’heure de vérité, là où tout se joue.

Comment organiser un événement réussi qui communique le message véhiculé par l’entreprise ?

En se donnant, dès le début, un objectif clair qu’il est possible de résumer en une phrase simple. Cette phrase deviendra un fil conducteur, une ligne de conduite. Elle agira comme un rempart devant les idées touchant davantage la forme que le fond. Elle nous mettra également en garde contre l’intellectualisation de l’objectif (qui tiendrait sur 2 pages) ou les « 15 objectifs principaux de l’événement », qui seraient la voie rapide vers l’éparpillement.

L’objectif est la fondation de notre concept événementiel.

C’est le message porteur que l’entreprise veut véhiculer, distillé en sa plus simple expression.