Quand prévoir mon événement ?
La règle d’or est simple : plus tôt vous commencez à planifier, mieux c’est.
- Par exemple, si vous souhaitez organiser un événement au mois de septembre, c’est en mai qu’il faut commencer à contacter les agences événementielles !
- Ensuite, de manière générale, il faut toujours faire une demande à une agence un minimum de 2 à 3 mois avant l’événement.
- Les meilleurs moments pour réaliser vos événements ? La période de fin d’année et à la fin du printemps… juste avant l’été !
Pour vous aider à mieux comprendre le calendrier des événements, nous vous proposons un tableau récapitulatif qui explique à quel moment il faut s’y prendre en fonction du mois où vous avez prévu de faire votre événement.
L’importance d’anticiper ses demandes
En événementiel, les délais ne sont pas de simples lignes directrices, mais des éléments déterminants pour le succès de votre événement. En accordant une attention particulière à la gestion du temps et en anticipant vos besoins, vous augmentez vos chances de créer un événement dont les gens se souviendront.
Tout d’abord, en tant que clients, il est important d’anticiper ses demandes afin de limiter les dépenses. En effet, la procrastination a un coût, et en matière d’événementiel, ce coût peut être assez élevé. Plus vous attendez pour soumettre votre brief et donner vos directives, plus le processus devient coûteux et complexe.
Ensuite, plus vous tardez à contacter une agence, moins vous aurez de salles et de fournisseurs disponibles pour votre événement. Et plus il sera compliqué d’atteindre vos objectifs. Les meilleurs lieux de réception sont souvent réservés des mois, voire des années à l’avance. De même, l’agenda des prestataires les plus qualifiés se remplit très rapidement.
En planifiant à l’avance, vous aurez donc la possibilité de négocier de meilleurs tarifs et de bénéficier d’un plus grand choix parmi les options disponibles.
Pour faire simple, anticiper vos besoins et agir en conséquence est la clé pour garantir que votre événement se déroule sans accroc et à la hauteur de vos attentes et de celles de vos invités !
Le rôle de l’agence événementielle
Finalement, s’y prendre à l’avance témoigne aussi d’une certaine prise en considération de l’agence que vous contactez.
Pour faire simple, anticiper vos besoins et agir en conséquence est la clé pour garantir que votre événement se déroule sans accroc et à la hauteur de vos attentes et de celles de vos invités !
En comprenant l’importance des délais, vous permettez à l’agence de travailler correctement et de vous offrir un événement de qualité. En effet, un délai raisonnable donne à l’équipe de l’agence le temps nécessaire pour rechercher les meilleurs fournisseurs, les meilleurs lieux, concevoir des concepts créatifs et aller décrocher la lune pour vous satisfaire.
Par ailleurs, il est important de prévoir la durée nécessaire à la signature des contrats, qui peut parfois prendre plusieurs mois ! Les négociations, les ajustements et les formalités administratives peuvent prendre beaucoup de temps, surtout si plusieurs parties sont impliquées.
