ENTRE 3 MOIS ET 3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : ANALYSE DES BESOINS ET LOGISTIQUE

Durant cette troisième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.

C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.

On divise le travail en 2 axes : l’analyse de nos besoins et la logistique de l’événement.

1 ‒ ANALYSE DES BESOINS POUR CHAQUE DÉPARTEMENT

En connaissant les besoins spécifiques de l’événement, l’organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.

• Définir le contenu exact de chacune des activités (Ex. : repas de style cocktail dinatoire ou apéro scandinave)
• Choisir les fournisseurs (Prendre 2 ou 3 soumissions maximum. Il ne faut jamais prendre plus de 3 soumissions lorsque les clients font des appels d’offres car ça pourrait se traduire comme une recherche excessive de fournisseurs. Il s’agira d’expliquer clairement ses attentes et de poser des questions pour bien comprendre le produit proposé.)
• Faire le déroulé (feuille de route ou min by min) et soulever toutes les questions concernant les fournisseurs  (Ex. : appeler la salle pour savoir s’il y a une prise 220 pour la rôtissoire du traiteur.) 
• Organiser des réunions de production ou des appels avec les fournisseurs choisis.

2 ‒ LOGISTIQUE ET ASPECT TECHNIQUE DE L’ÉVÉNEMENT

Il y aura ensuite une valse d’allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.

Pour tous types d’événements, cette tâche est entre les mains d’un chef de projet. Il organise des appels avec les clients de 30 minutes toutes les semaines avec des ODJ (Ordre Du Jour) en fonction de l’échéancier et ensuite il envoie un CR (Compte Rendu). 

L’important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d’un événement.

Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.

• Première chose à faire : Créer un échéancier à partir de la liste des tâches ! Placer chaque tâche dans le temps. C’est l’élément le plus important car il y a des livrables à respecter par rapport aux fournisseurs. 
• Créer un dossier de production dès le premier appel avec le client (Regroupe l’ensemble des détails de l’événement à un seul et même endroit.) C’est votre outil de travail. Le nourrir tous les jours avec les avancées du projet pour que toute l’équipe qui travaille dessus soit tenue au courant. Il doit être prêt 2 semaines avant l’événement.
• Envoyer un brief aux fournisseurs : Description de l’événement, attentes, date, lieu. Ajustements des prix selon les soumissions finales.
• Vérifier les besoins en mobilier et les besoins techniques de l’événement (Ex. : besoin de signalétique pour la salle de bain ? Besoin d’une extension pour la sonorisation ?)
• Envoyer les invitations : Généralement un envoi électronique. Prévoir les rappels et autres mentions de l’événement.

3 SEMAINES AVANT L’ÉVÉNEMENT : DERNIERS AJUSTEMENTS

Cette quatrième phase, c’est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à l’événement à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.

• Finaliser les contrats avec les fournisseurs (Selon le nombre d’invités confirmés.)
• Vérifier les heures d’arrivée pour les fournisseurs (Faire un horaire des livraisons et ramassage)
• Créer la feuille de route (L’horaire précis de la journée : qui fait quoi le jour J.)
• Rencontres d’équipe sur le terrain (Résumé de la soirée, étape par étape, avec les fournisseurs principaux. Cette rencontre sur les lieux de l’événement permet aussi de régler des questions techniques qui nous auraient échappé. La taille de la porte du monte-charge, par exemple !)

3 JOURS AVANT L’ÉVÉNEMENT : FAIRE DES RAPPELS POUR ANTICIPER LES PROBLÈMES

Durant cette cinquième phase, le rôle du comité organisateur c’est de s’assurer que tout le monde sache quoi faire à quel moment. Il est le chef d’orchestre qui doit donner les bonnes instructions, comme dans une partition. 

Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.

La règle d’or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !

• Faire une revue complète avec les équipes : À la manière d’une « générale »
• Vérifier les horaires de livraison : Derniers rappels avec les fournisseurs quant à l’adresse de livraison, l’heure et le contact sur le terrain.
• Prévoir des numéros de taxi : Lorsqu’il y a présence d’alcool, c’est la responsabilité ‒ au sens légal du terme ‒ de l’équipe organisatrice d’offrir un moyen sécuritaire aux convives de rentrer à la maison. Pendant les fêtes, il existe aussi des associations qui proposent un service de taxi (Ex. : Opération Nez rouge).