Le travail est divisé en 6 périodes importantes. Vous trouverez dans cet article des conseils et des informations détaillées sur la marche à suivre, ainsi qu’une checklist téléchargeable pour noter l’avancée de votre projet.
La première phase d’un projet événementiel consiste à construire les fondations sur lesquelles s’érigera la soirée. Il est primordial de réfléchir aux considérations de base qui assureront un fort achalandage à notre événement (choix du lieu, choix de la date, choix de la formule, etc.).
Mais avant même de se pencher sur ces points importants, la première question à se poser devrait être :
Quel est l’objectif de la soirée d’entreprise ? En d’autres termes, quel est le message que nous souhaitons véhiculer à nos convives ?
La réponse à cette question deviendra le noyau de l’événement. Tous les autres éléments ajoutés en périphérie prendront racine à ce noyau, à commencer par le concept.
DÉFINIR L’OBJECTIF DE L’ÉVÉNEMENT
Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.
Pourquoi fait-on un événement corporatif ?
Idéalement, on devrait pouvoir résumer l’objectif en une phrase simple qui illustre le message à partager à notre cible.
CHOISIR LA DATE DE L’ÉVÉNEMENT
La date dépendra du type d’événement (party annuel vs lancement de produit) et des considérations internes de l’organisation (ex. : charge de travail des employés).
Idéalement, on choisira un soir de semaine (la fin de semaine étant réservée à la vie familiale).
ESTIMER LE NOMBRE DE CONVIVES
À partir d’une estimation tirée d’une liste d’invités.
(Ex. : nous enverrons 200 invitations à nos clients. Nous estimons que 150 personnes seront présentes.)
DÉFINIR UN CONCEPT
Comment faire vivre le message que nous voulons véhiculer à nos invités ?
Le concept devrait toujours être en lien direct avec l’objectif de l’entreprise.
DÉTERMINER UN BUDGET PRÉLIMINAIRE
Idéalement, on se référera à une enveloppe budgétaire (projets événementiels) déjà existante.
Sinon, il va sans dire qu’il faut fixer un budget précis pour couvrir le coût de la soirée corporative. Ceci est impératif pour être en mesure de construire le bon concept, tout en respectant les moyens que nous avons à notre disposition.
DÉTERMINER LES PUBLICS CIBLES
Pour qui fait-on cet événement ? (Clients, employés, partenaires)
ÉTABLIR LE LIEU ET VÉRIFIER LA DISPONIBILITÉ DU LIEU
Début des recherches du lieu en fonction de la date et de l’emplacement.
La taille de la salle est un facteur très important. D’une part, il ne faut jamais viser une occupation maximale, pour être conforme aux lois et aux demandes des assureurs. D’autre part, il faut éviter de choisir une salle trop grande pour le nombre de convives. Rien n’est plus déprimant qu’une salle qui semble vide…
RECHERCHE DE COMMANDITAIRES
Si un démarchage est prévu auprès de commanditaires potentiels, c’est un moment propice pour le faire. En ayant une idée de l’objectif et du concept, il est maintenant possible de bâtir une liste de commanditaires à contacter et de monter un dossier de présentation.
LE LIEU DE L’ÉVÉNEMENT
Le lieu de l’événement est la décision la plus importante à prendre lors de la création d’une soirée d’entreprise. Le concept de la soirée est normalement construit en fonction du lieu, selon les contraintes et les possibilités qu’il offre.
Il existe 2 grands types de salles.
Le premier cas de figure : les salles déjà adaptées aux événements, qui viennent avec tout le mobilier et parfois même des services inclus, comme le vestiaire ou le service de bar.
Plus onéreuses, ces salles « clés en main » ont l’avantage de simplifier la vie des organisateurs.
Le second cas de figure : les salles de type « coquille vide », qui sont plus abordables, mais qui requièrent davantage de gestion en matière de location (mobilier, sonorisation…).
Lors de la visite, il est primordial de prendre plusieurs photos du lieu. Jointes au plan de salle, les photos aideront à prévoir l’emplacement optimal des activités.
Informations importantes lors du choix du lieu
L’ALCOOL
Si le comité organisateur de l’événement est responsable de l’alcool, il devra demander un permis de réunion à la RACJ.
Le délai pour l’obtention d’un permis est de 14 jours.
Durant cette troisième phase, l’organisateur devra décliner son concept à travers tous les départements.
C’est une période pendant laquelle l’organisateur est en contact direct avec les fournisseurs.
On divise le travail en 2 axes, soit l’analyse de nos besoins et la logistique de l’événement.
1 ‒ ANALYSE DES BESOINS POUR CHAQUE DÉPARTEMENT
En connaissant les besoins spécifiques de l’événement, l’organisateur approchera des traiteurs, animateurs, DJ pour discuter de leurs services et demander de premières soumissions.
2 ‒ LOGISTIQUE ET ASPECT TECHNIQUE DE L’ÉVÉNEMENT
Il y aura ensuite une valse d’allers-retours entre le comité organisateur et les intervenants pour régler les nombreux détails.
Pour un événement de taille majeure, cette tâche est habituellement entre les mains d’un chargé de projet ou d’un coordonnateur.
L’important est de prendre conscience que tous les détails sont primordiaux pour la réussite d’un événement.
Bien souvent, ce sont des problèmes en apparence insignifiants qui peuvent faire dérailler un événement : une mauvaise connexion audio, par exemple, qui rendrait le système de son inutilisable.
Cette quatrième phase, quelques semaines avant l’événement, est la conclusion de notre travail préparatoire. Tous les détails et spécificités relatifs à la soirée à venir devraient être connus, réglés et mis sur papier.
Durant cette cinquième phase, le comité organisateur devra se répéter.
L’organisateur ne devrait pas présumer que toutes les informations ont été comprises par l’ensemble des fournisseurs (qui ont souvent des dizaines de projets en cours).
Le seul moyen d’éviter les oublis et d’anticiper les problèmes est de faire des rappels.
La règle d’or ? Vérifier, revérifier et re-revérifier !
L’événement s’est bien déroulé ? Formidable ! Un retour sur l’événement s’avère cependant une pratique incontournable.
ANALYSER L’ENSEMBLE DU PROJET ET RÉDIGER LE BILAN
Créer un document qui pourra être consulté dans le futur, à titre de référence.
Le rapport inclut normalement une brève description de l’événement, les éléments offerts et leurs résultats, les forces et les faiblesses de la soirée et des recommandations.
Cela est très utile pour les événements qui auront une pérennité.
« Et si on refaisait un apéro sur le quai, comme il y a 3 ans ? »
L’organisateur aura alors toute l’information sur cet événement passé, lui évitant de repartir à zéro.
BILAN AVEC LES DÉCIDEURS
Dans le cas d’un gestionnaire qui aurait organisé l’événement pour son entreprise, celui-ci aura une rencontre avec les membres de la direction pour discuter de l’événement et entendre leurs suggestions pour les prochaines années.
SUIVI DE FACTURATION AVEC LES FOURNISSEURS
C’est aussi l’occasion de remercier les intervenants qui ont joué un rôle majeur dans le succès de la soirée corporative.
La création d’une soirée d’entreprise de grande envergure est une tâche imposante, mais aussi gratifiante pour l’organisateur.
En vous référant à la checklist téléchargeable conçue par l’agence événementielle Lulu événements, vous aurez tous les outils pour faire de votre projet un moment mémorable.
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