Un projet naît d’une belle idée, mais c’est en ayant une vision que celui-ci devient réel.
Ainsi, un événement tel qu’ALL IN a vu naître une multitude de collaborations entre différentes parties prenantes, et ce, dans le but de donner vie au premier salon sur l’intelligence artificielle international à Montréal. Six mois de production et plus de 150 personnes sur le terrain ont permis de concrétiser cette aventure.
Votre LinkedIn a certainement été pris d’assaut par de nombreuses publications démontrant l’ampleur de ces deux jours d’effervescence technologie et politique. Pourtant, vous ignorez à quel point les coulisses de l’événement étaient tout aussi inspirantes !
« Ce salon n’avait rien de traditionnel. Notre cliente souhaitait que le Palais des congrès soit transformé, on a tenu nos promesses » nous dit Mirella Di Blasio, fondatrice et directrice artistique de Lulu événements.
All In apporte avec lui son lot d’enjeux, imaginez un terrain de jeu de plus 100 000 pieds carrés ! Et bien, nous l’avons fait ! En exclusivité, voici l’histoire d’un événement qui tient ses promesses.
Les différentes phases d’un projet ressemblent souvent à un puzzle. Chaque étape se dessine au fur et à mesure que les joueurs et joueuses entrent dans le jeu. Les parties prenantes déterminent leur rôle et responsabilité et puis comme par magie, le dossier de production* – l’un des outils les plus importants de votre événement – s’écrit.
Une aventure aussi renversante qu’All In demande d’être clairvoyant·e lorsque vous approchez vos collaborateur·ices. Tout au long du processus de production, vous devez être capable de travailler avec des corps de métiers issus de domaines tout à fait différents (audiovisuel, traiteur, imprimeurs, etc.). Chaque expertise que vous trouverez chez vos allié·es constitue la réussite de votre projet. Le leadership collaboratif est une notion qui vise à encourager la participation concrète des personnes dont vous vous entourez. Et oui, tout est dans l’art et la manière d’impliquer vos parties prenantes en distribuant les bonnes informations aux personnes concernées. Brisons ensemble les silos qui entravent le succès de nos objectifs. En tant qu’organisateur·ice événementiel, il est de votre responsabilité de créer un environnement où chacun·e peut contribuer de manière significative.
Conclusion ? Ne ratez pas une occasion de connecter les bonnes personnes entre elles ou éventuellement d’offrir une vue d’ensemble du Jour-J. Cela vous évitera bien des déconvenues !
On ne le répètera jamais assez… mais ô combien il est crucial d’exploiter le fil d’Ariane de votre événement.
« Nous avons morcelé l’événement de sorte à ce que chaque espace soit un événement en lui-même ! », explique Mirella Di Blasio. « Il y avait une mise en scène pour chaque facette de l’événement, le but était d’intégrer la DA à la logistique. »
Plus que de simples échos, les critiques de l’événement s’attèlent à souligner la métamorphose sans précédent du Palais des congrès de Montréal. L’objectif principal était de faire ressortir l’ampleur de l’écosystème de l’intelligence artificielle, et ce, de manière à ce que tous les participant·es saisissent les progrès de ce domaine. Pari réussi ! La stratégie et votre fil d’Ariane se nourrissent l’un, l’autre. Toujours dans une idée de collaboration, vos partenaires et fournisseurs vous aident à donner vie à votre concept. Ainsi, nous avons créé des espaces où chaque exposant·e brillait par sa propre identité créant ainsi une ouverture pour aller à la rencontre des participant·es.
Notre passion pour l’événementiel casse à grands coups de pied certaines barrières que nous jugerons … implicites (?). En effet, le plus fantastique dans l’histoire de l’événement All In commence par son début, dès l’instant où une agence événementielle concurrente, Niché, nous a recommandée pour la production de ce projet. Le projet était si grand qu’aucun·e n’y a vu de meilleures réponses que la collaboration.
Qu’est-ce qu’un dossier de production ? D’accord, faisons un léger aparté. Parmi les pierres angulaires de votre projet se trouve le livre d’or qui guide vos pas. Le dossier de production retrace le contexte, un trombinoscope bien étoffé, les plans du lieu, la liste des contacts. Il faut y ajouter également vos éléments de décor, les impressions et leur localisation sur les lieux, le mobilier, etc.
En bref, le dossier de production conte les tenants et aboutissants de votre événement. Petit conseil de Lulu ? Ne lésinez pas sur les détails pertinents puisque celui-ci offre une vue d’ensemble à vos collaborateur·ices.
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