Comment organiser un événement professionnel qui répond aux objectifs de l’entreprise

Lorsque le magazine économique Forbes fait paraître sa liste des 10 métiers les plus stressants, on retrouve généralement les mêmes titres d’emplois : policier, pilote d’avion, pompier, mais aussi, organisateur d’événements. Pour les gens travaillant en événementiel, figurer dans cette liste est loin d’être une surprise. La planification de soirées corporatives d’envergure est une tâche colossale : des dizaines de permis à délivrer, des centaines de convives sous sa responsabilité et une seule date, qui ne peut être déplacée.

Devant un tel défi, il est facile de s’égarer. Si chacune des étapes d’un plan d’action est importante, la force d’un planificateur d’événements réside dans sa capacité à voir les choses dans son ensemble.

Pour un marketing événementiel réussi, il importe de bien cerner ce que l’entreprise veut véhiculer lors de la soirée. Si l’objectif est clair, l’équipe chargée de l’événement est en mesure de communiquer efficacement le message aux convives de la soirée.

Difficile de savoir par où commencer ?

Voici 10 points à retenir lors de l’organisation d’un événement pour garder le cap sur l’essentiel : l’expérience vécue par le convive.

1. Abordez l’événementiel comme un outil de communication à part entière et non comme un « complément » à une stratégie de marketing déjà en place.

L’époque où le marketing événementiel était considéré comme un ajout aux stratégies de publicités traditionnelles est révolue.

Face aux bombardements publicitaires sur les réseaux sociaux et ailleurs, notre réceptivité et notre attention ont diminué. Dans ce contexte, la force de l’événement corporatif se voit accentuée par le rapport humain direct qui est établi. Un événement est l’occasion rêvée de créer une expérience pour le convive, de communiquer un message en faisant appel aux 5 sens. L’événement n’est donc pas un « bon complément » à une plateforme de communication, l’événementiel est une plateforme de communication.

2. Prévoyez un montant pour votre marketing événementiel dans votre budget annuel. On ne crée pas un événement avec des surplus… ou des restants.

Lors de la planification budgétaire, une enveloppe pour l’organisation d’événements doit être créée. En sachant d’avance le budget alloué pour le marketing événementiel, on limite la perte de temps et on se donne la possibilité de travailler avec des fournisseurs de haut niveau.

3. Distillez votre objectif en une phrase simple qui illustre votre message. Trop d’objectifs tuent l’objectif.

C’est l’heure de vérité, là où tout se joue.

Comment organiser un événement réussi qui communique le message véhiculé par l’entreprise ?

En se donnant, dès le début, un objectif clair qu’il est possible de résumer en une phrase simple. Cette phrase deviendra un fil conducteur, une ligne de conduite. Elle agira comme un rempart devant les idées touchant davantage la forme que le fond. Elle nous mettra également en garde contre l’intellectualisation de l’objectif (qui tiendrait sur 2 pages) ou les « 15 objectifs principaux de l’événement », qui seraient la voie rapide vers l’éparpillement.

L’objectif est la fondation de notre concept événementiel.

C’est le message porteur que l’entreprise veut véhiculer, distillé en sa plus simple expression.

4. Privilégiez la créativité « utile » qui sert votre message. C’est le meilleur moyen d’éviter le chant des sirènes.

Lorsque l’objectif de la soirée est compris par l’équipe et que la conception commence, la règle d’or est de se questionner sur la pertinence de chaque choix artistique, en le ramenant à l’objectif.

La soirée corporative est véritablement réussie lorsque les invités comprennent pourquoi ils sont là. Le message de la soirée devrait les interpeler, les nourrir.

La créativité « utile » est au service du message à communiquer et non au service des outils de communication mis à notre disposition (nouvelles technologies, réalité virtuelle, interactivité).

5. Souvenez-vous que l’événement est conçu pour les êtres humains. Les apports technologiques ne devraient jamais être un irritant pour les invités.

Les nouveaux outils de communication peuvent être un couteau à double tranchant. S’ils aident à partager un moment fort, ils donneront du lustre à l’événement. Il faut cependant être vigilant. Les apports technologiques peuvent créer de la friction entre notre concept et les invités. (Pensez au menu interactif, que les gens tentent encore de comprendre au dessert !)

Une soirée festive est une occasion de décrocher, de ranger l’ordinateur portable et le téléphone. L’organisateur de l’événement souhaite établir un trait d’union entre les convives et la marque. Cette union doit se faire sans friction.

6. Sachez bien vous entourer. En événementiel, les fournisseurs sont les acteurs principaux d’une soirée réussie.

L’événementiel est un travail d’équipe. Fournisseurs, concepteurs, artistes, chefs cuisiniers, personnel de service… quand tout le monde travaille pour un même objectif avec souplesse et détermination, on peut accomplir de grandes choses. Un des secrets de la réussite est de savoir s’entourer des meilleurs. Lors de la planification de la soirée, les fournisseurs auront, en plus de livrer un produit ou un service, à trouver des solutions. Leur capacité à effectuer de triples saltos arrière, à se réinventer et à garder le sourire est une richesse inestimable. On est bien peu de choses sans des collaborateurs de talent !

7. Acceptez le fait qu’organiser un événement est synonyme d’imprévus et de changements.

La planification d’événements, c’est la gestion de l’imprévu, du détail, du changement. Pas étonnant que le planificateur de la soirée doive souvent se tourner vers son plan X, Y ou Z. Inutile de se battre contre cette réalité. Il est primordial de développer sa polyvalence et d’apprendre à garder la tête froide.

Cela permettra à l’organisateur de rester « présent » et d’accorder à chaque détail l’importance qui lui est due, car un événement est la somme de tous ces détails…

8. Ne perdez jamais de vue que l’événementiel, c’est aussi l’art de recevoir. Comme lors d’événements privés, l’important est de faire plaisir aux convives.

À travers les multiples tâches associées à l’organisation d’un événement, il est primordial de garder l’objectif bien centré sur le but premier, soit celui de faire plaisir à ses convives. Un événement est, d’abord et avant tout, une expérience humaine. Rien n’est plus gratifiant qu’une salle remplie d’invités souriants, heureux de vivre ce moment.

9. Mesurez les retombées de votre événement en vous référant à votre objectif, à votre message porteur.

La soirée s’est bien déroulée, l’équipe est fière du travail accompli, c’est maintenant l’heure de faire un retour sur l’événement. Au-delà des préoccupations esthétiques, l’intérêt d’un débriefing est de revenir à l’objectif de base. Il est essentiel de déterminer si le message a réussi à toucher les convives. En événementiel, c’est la meilleure façon de mesurer le retour sur l’investissement.

10. Lors du bilan de l’événement, parlez franchement des bons coups, comme des moins bons. Nommer les erreurs et les faux pas est la seule façon d’avancer.

Le dernier point peut sembler facile à réaliser, mais il n’en est pas moins important. Parler des bons coups est agréable, mais il est essentiel de parler des points plus difficiles, même si cela nous rend mal à l’aise. Nous apprenons plus de nos erreurs que de nos succès.

L’organisation d’événements est une tâche colossale. Mais en respectant ces 10 points importants pour garder le cap, le planificateur sera en mesure de concevoir, de mettre en place et d’analyser les retombées de l’objectif principal d’un événement.

Un objectif simple, précis et qui véhicule le message que l’entreprise veut partager avec les convives.

– Équipe Lulu Événements

Download Premium WordPress Themes Free
Download Premium WordPress Themes Free
Premium WordPress Themes Download
Free Download WordPress Themes
free download udemy paid course
download intex firmware
Download Best WordPress Themes Free Download
lynda course free download

Découvrez Lulu Événements